Kanban Eletrônico – Quando adotar?

Desde os primórdios do que conhecemos hoje como Produção Enxuta (Lean Production), época na qual a Toyota implementou de forma genial e pioneira os conceitos de ‘produção puxada’ e reposição acionada por pequenos cartões de papel (kanbans), a premissa sempre foi, e tem sido, a da simplicidade e controles visuais. O Lema “tudo que não agrega valor ao produto deve ser eliminado” passou a ser o principal foco e seguido com muita determinação, atingindo não somente os processos industriais como também os administrativos. A eliminação da burocracia, do excesso de papéis, dos controles tidos como ‘desnecessários’ acabou por atingir também, e de forma inevitável, a área de sistemas.

Por vários anos, ao longo de toda essa jornada de simplificação, observamos um interessante fenômeno entre os profissionais e praticantes do Lean:  o surgimento de um senso comum, uma convicção algumas vezes dogmática, de que todo o suporte sistêmico necessário à implantação da filosofia poderia ser baseado em algumas planilhas Excel, para cálculo do número de kanbans, e no empenho do programador de produção, para a confecção e preenchimento dos cartõezinhos de papel. O restante ficava a cargo da adoção dos controles visuais, como quadros Kanban, quadros Heijunka, painéis Andon, etc. E assim ocorreu na maioria das implantações, com maior ou menor grau de sucesso.

O Lean Production atingiu não somente os processos industriais, como também os administrativos e acabou por atingir também, e de forma inevitável, a área de sistemas.

Entretanto, após analisarmos várias organizações tipicamente Lean, pudemos observar, de um lado, e de forma irrefutável, a robustez da filosofia quanto a melhoria nos indicadores de performance,  como pontualidade de entregas, níveis de estoque,  qualidade, agilidade nas reações ao mercado, etc,  e por outro lado, um grande potencial de melhoria nas ferramentas de suporte, em função da constatação  de um conjunto muito similar de dificuldades e ‘dores’, entre profissionais de diferentes organizações, quanto ao suporte necessário ao método Kanban. São elas:

• O uso de planilhas embora dê flexibilidade, está muito sujeita à logica de seu criador e, aliada a falta de integração com os sistemas corporativos, acaba gerando uma dificuldade em sua administração e manutenção.
• O processo de criação e preenchimento manual de cartões pode estar sujeito a falhas humanas bem como risco de perdas, extravios ou avaria dos cartões ao longo do processo.
• A adoção de um número cada vez mais crescente de itens administrados por Kanban, assim como as constantes e incômodas variações na demanda, exigem uma maior frequência no cálculo e revisão de kanbans, com a consequente sobrecarga do programador.
• A falta de visibilidade no chão de fábrica. Sabe-se o que é preciso fazer em função de kanbans vazios nos painéis, porém o que está em andamento bem como as quantidades nos supermercados e pontos de uso dependerá de levantamento físico nas áreas para saber onde estão cada um dos kanbans.
• Dificuldade de priorização, principalmente quando há um grande número de kanbans vazios nas regiões vermelhas dos painéis e existência de processos concorrentes.
• Dificuldade de sinalizar processos fornecedores distantes em função dos deslocamentos físicos dos cartões.

Neste cenário, quando a empresa já possui a cultura e o conhecimento de todo o processo físico, quando os objetivos e benefícios já estão sendo alcançados, porém, percebe que pode dar um passo a mais no sentido de eliminar essas dificuldades e automatizar o suporte aos processos físicos do Kanban, então é chegada a hora de considerar a adoção de um Sistema Eletrônico. A decisão pela adoção de um sistema mais robusto e integrado, se comparado ao conjunto de planilhas em uso, poderá levar a empresa a um novo patamar do ponto de vista de agilidade. Um sistema que possa conter funções de:

Planejamento

para auxiliar no cálculo e geração de cartões eletrônicos;

Programação

que possa explicitar para todas as áreas não só uma visão clara dos quadros indicando o que está vazio, o que está em estoque e o que está em processo, como também uma informação simples e precisa das prioridades na execução dos kanbans;

E controle

que possa interagir e interceptar os poucos pontos necessários de apontamento da produção, de forma a viabilizar a mudança automática dos status de cada kanban.

Um sistema com tais características certamente poderá contribuir para que as principais dores sentidas hoje possam ser sanadas, gerando, como consequência , os seguintes benefícios:

• Maior integração com o sistema ERP corporativo e uniformização da base de conhecimento.
• Geração eletrônica de kanbans com a possibilidade de impressão ou simplesmente mantendo seus registros eletrônicos, minimizando a possibilidade de falhas humanas e perdas de cartões.
• ‍Agilidade na revisão dos kanbans, independente do número de itens sendo administrados. A integração com o sistema ERP irá garantir os dados de demanda bem como as estruturas de produto, necessários para o cálculo de demandas em todos os níveis da estrutura.
• Visibilidade total do status da planta, com indicação nos painéis eletrônicos do que está vazio, a quantidade em processo e quantidades em supermercados.
• Priorizações claras e precisas através de quadros Heijunka e/ou listas de prioridades por percentual de invasão dos quadros Kanban.
• Sinalização imediata nos processos fornecedores distantes em função da disponibilidade dos kanbans eletrônicos em monitores ou painéis LCD.

Se a empresa já possui os conceitos em operação, o tempo médio para implantação de um sistema e-kanban será extremamente baixo, ficando na faixa de 1 a 3 meses.

Em muitos casos, também, ocorrerá o revigoramento de uma implantação manual prévia, interrompida pelo surgimento das dificuldades citados acima.

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